La Facturación Electrónica es la transmisión de un documento electrónico que contiene todos los datos de la factura, independientemente del formato en el que se encuentre, y que ha sido firmado digitalmente (incluye la firma digital avanzada reconocida) y tiene validez legal frente a Hacienda. El avance real se ha producido gracias a los requisitos que cumple la firma garantizando la autenticidad de la misma (determina la persona que ha firmado) , la Integridad del que emite y recibe ( permite comprobar que no se ha producido manipulación alguna en el mensaje original) y el no repudio ( garantiza al titular del certificado digital que nadie nada más que él puede generar una firma vinculada a su certificado y le imposibilita negar su participación en sus firmas electrónicas).
Cuando hablamos de factura electrónica, nos referimos a un método por el cual se automatiza el proceso de facturación de una empresa, prescindiendo del papel y con validez legal, lo cual supone un ahorro de costes (tanto de emisión como de recepción de las facturas), y tiempos (las empresas podrían reducir hasta un 90 por ciento los gastos de gestión de sus facturas). Esto permite que los esfuerzos se centren en el denominado core business, es decir, en las tareas estratégicas de la actividad en cuestión de cada empresa. Otros beneficios para las empresas son la reducción de errores en las solicitudes de compra y en la emisión de facturas, la actualización de catálogos internos de forma continuada y la optimización de procesos internos. Se estima un ahorro aproximado de 2 a 5 euros por factura.
Así pues, la secuencia habitual comprendería los siguientes pasos: creación y firma digital de la factura, envío y recepción de la misma, conservación en soporte digital y, finalmente, envío telemático a la Administración Tributaria cuando proceda. El proceso de verificación por parte del destinatario incluirá, por tanto, comprobación de la integridad de la factura y la autenticidad del emisor, así como que el certificado usado para la firma está vigente (que no esté caducado) y sea válido (que no se haya revocado).
Un instrumento de competitividad de creciente implantación
En los Estados Unidos ya hace años que se utiliza la facturación y pago por medios telemáticos. Allí existen empresas especializadas en la prestación de servicios de outsourcing de facturación o encargadas de gestionar o facilitar esta parte del proceso a las empresas o a los ciudadanos. De hecho existen distintas figuras en función de a quién prestan estos servicios (biller consolidator, customer consolidator, direct service provider, ...).
De hecho, los datos indican que un 88 por ciento de las transacciones completas de facturación telemática y pago se realizan en Estados Unidos, donde se prevé que para este año se realicen 2.400 millones de transacciones de este tipo, sumando empresas y particulares. En Europa, sin embargo, se envían alrededor 190 millones de facturas (año 2003) y para este año se estima que aumentará a 280 millones.
La diferencia entre Estados Unidos y Europa estriba en la escasa implantación tecnológica en la gestión de los negocios. España tiene 3,7 millones de pequeñas y medianas empresas, que generan cada año medio billón de facturas. La Unión Europea (UE) cuenta con más de 19 millones, que representan el 99 por ciento de las empresas europeas y emiten 18 billones de facturas anuales. Pero, por término medio, sólo un 42 por ciento de las pymes tiene acceso a Internet y, de ellas, sólo el 20 por ciento utiliza la Red para sus operaciones comerciales.
En nuestro país, según la Asociación Española de Codificación Comercial ( AECOC), las más de 3.600 empresas españolas del sector de gran consumo que ya han implantado la factura digital, han obtenido unos ahorros de 29 millones de euros anuales. De esta forma, la factura digital se convierte en un instrumento de competitividad que se irá universalizando en pocos años.
Los sectores de la distribución y automoción han liderado la introducción del Intercambio Electrónico de Documentos en los procesos de negocio de las empresas españolas. Sólo el primero intercambia actualmente, según datos de AECOC más de siete millones de facturas firmadas, un 25 por ciento del total que emite. La implantación de sistemas EDI ha permitido aplicar conceptos como el just in time, vital en términos de competitividad para estos sectores y ahora, gracias a la facturación electrónica, el ciclo de transacciones automáticas, electrónicas y digitales se completa revitalizando el mundo de los negocios. Pero, en la actualidad, la coincidencia de diversos factores está haciendo posible que los beneficios y ventajas que supone la factura electrónica estén llegando a todo tipo de empresas. La expansión de la banda ancha, hoy accesible a cualquiera a un precio más que razonable, y la progresiva informatización de las empresas han preparado a las organizaciones para su adopción inmediata sin exigir inversiones adicionales en infraestructura.
Oportunidades de negocio para las entidades financieras
Para otros, como el sector bancario, el uso de estas tecnologías supondrá además la explotación de nuevas líneas de ingresos gracias a las sinergias que ofrece la asociación de la facturación electrónica con los servicios financieros.
La banca además de utilizar la factura electrónica como herramienta para abaratar costes en su cadena de aprovisionamiento, desempeña un papel fundamental en su implantación, al incorporarla a los servicios de banca electrónica que ofrece a sus clientes. Con la factura digital, las entidades financieras completan servicios de gran valor añadido para este sector, como el factoring y el confirming, obteniendo con ello una visión integral del proceso de negocio de sus clientes, lo que les permite adelantarse a las necesidades de financiación de éstos de forma proactiva.
Asimismo, la plataforma de facturación electrónica con firma digital supone una oportunidad para la banca de incrementar el número de empresas- cliente, creando una comunidad de usuarios con una relación electrónica entre sí, donde la entidad se convierte en la proveedora de servicios.
Banesto, cliente de Telefónica y Azertia, ha sido el primero en lanzar el servicio de facturación electrónica con firma digital reconocida unida a los servicios de banca electrónica. Banesto eFactura permite a las empresas mejorar su tesoreria, ya que en el mismo momento en el que se gestione y acepte una factura, ésta se puede ligar a los ciclos de cobro/pago establecidos. Además se estima que al asociar estas herramientas de valor añadido en el servicio de banca on line a la factura electrónica, los procesos de cobros y pagos pueden mejorar hasta en 20 días.
En el sector de seguros sanitarios la gran ventaja que aporta la factura electrónica se basa en un mayor control de la información que le permitirá realizar unas negociaciones más eficaces con los centros colaboradores y hospitales. La auditoria y el análisis de los conceptos es optima, lo que permite ahorrar costes y planificar mejor, evitar disputas antes de realizar los pagos por errores de volantes no autorizados o cualquier tipo de descuadre en la factura. Así se salva la barrera de la falta de estandarización en los códigos hospitalarios.
De esta manera Sanitas, cliente de la misma plataforma, realiza intercambios con mas de 100 interlocutores contabilizando más de 100.000 facturas electrónicas anuales, lo que les permite ahorros de tiempo y costes así como la optimización de los procesos.
Para el resto de empresas la automatización e integración de la factura electrónica con los sistemas les permitirá, como hemos visto, eficiencias, ahorro de costes y ganar competitividad.
Plataformas de facturación electrónica en modo ASP
Pero la factura electrónica no sólo es un proceso tecnologico, sino que afecta a muchas actividades de la compañía y, por ello, se convierte en un proyecto multidepartamental (comercial, almacén, administración, contabilidad, financiero, sistemas…). La factura es el eslabón central de la cadena, que une los ciclos de aprovisionamiento (pedido, albarán, factura) con los ciclos de pago (validación, autorización, orden de pago, control del pago). Por eso para acometer un proyecto de este tipo es necesario hacerlo desde una perspectiva general que no afecta sólo a los procesos internos, sino a la manera de relacionarse con los proveedores y los clientes. Los procesos de cada compañía son diferentes y están soportados por distintos sistemas de información, de manera que se convierte en una tarea difícil ponerlos de acuerdo y hablar en el mismo idioma.
Para la realización de este proceso se necesitarán aplicaciones de facturación electrónica, que deberán permitir al emisor adjuntar su firma a la factura y al receptor verificar la autenticidad e integridad de las facturas firmadas de forma automática. Para ello, se derivan dos posibilidades: la implantación de una aplicación de facturación electrónica integrada con los sistemas de información de la empresa, o la prestación del servicio de manera remota por una empresa especializada. Hasta ahora la mayor parte del mercado accede a estos servicios a través de plataformas de facturación electrónica en modo ASP, es decir pagando por uso y sin realizar ningún tipo de inversión en equipos ni aplicaciones, con la ventaja añadida de que se externaliza la gestión de proveedores y clientes, clave para el ahorro de costes.
La gran empresa es la que ve de manera inmediata los beneficios de incorporarse al sistema automático de intercambio de documentos comerciales (ahorro de costes, mayor competitividad, productividad…) y son ellas las que lideran o promueven el uso de estas aplicaciones dentro de su comunidad de interlocutores. La pyme normalmente ha de adherirse a este tipo de servicios porque sus clientes lo utilizan y se lo reclaman, incluso en algunas ocasiones llega a ser un requisito para captar un nuevo cliente. Pero ésta es una de las barreras que ha limitado el intercambio electrónico de datos: la falta de incorporación de grupos de proveedores al proyecto.
Los obstáculos fundamentales para la implantación de la factura digital son el bajo nivel de integración con los sistemas, la gran variedad de formatos de los proveedores y clientes, y la escasa inversión en infraestructuras tecnológicas. Por otro lado hay empresas que no conocen de antemano los costes totales asociados al proceso de facturación tradicional, en papel, y les cuesta más ver los ahorros que conlleva este tipo de proyecto.
Así, una de las claves de éxito para poner en marcha un proyecto de factura electrónica es la incorporación al sistema de todos los intervinientes en las relaciones comerciales (proveedor y clientes). Hay grandes beneficios en la externalización de esta gestión, que tiene matices tanto comerciales como tecnológicos, ya que se crea un entorno homogéneo para cada comunidad y permite seguir manteniendo los mismos formatos o sistemas pero operar de forma diferente.
B2B Conecta, la oferta de Telefónica Empresas y Azertia
Telefónica Empresas, pionera en el Intercambio Electrónico de Documentos (EDI) y en la implantación y explotación de soluciones de Tecnologías de la Información, ha elegido como socio a Azertia, con una amplia experiencia en el negocio B2B liderando proyectos en los mercados digitales, para ofrecer a sus clientes la factura digital, dentro de su familia de servicios “B2B Conecta”. Se trata de una solución flexible y modular que puede llegar a la externalización completa de la facturación de una compañía, que permite la comunicación con comunidades de proveedores y que ofrece servicios de firma, aplicaciones de gestión web, servicios de integración y la gestión entre clientes y proveedores.
Conscientes de que para las entidades financieras, una solución similar supondría un time to market o fase de implantación muy alto, la aplicación de Telefónica Empresas y Azertia ofrece un periodo de implantación y arranque estimado en tres meses. El principal motivo es que B2B Conecta es una plataforma que ya está operativa. Los datos dan cuenta de su envergadura: por B2B Conecta circulan mensualmente más de 100.000 órdenes de compra /venta de materiales por un valor de 50.000 M€, además de 10 M de órdenes de cobro / pago con un valor de más de 15.000 M€.
Además de la rapidez en el arranque, las entidades financieras eliminan el riesgo asociado a toda inversión con ROI muy altos como supondría poner en marcha una plataforma de estas características. Por un pago mensual a su proveedor tecnológico, en este caso Telefónica Empresas, los bancos pueden asumir un proyecto de esta envergadura que además le proporciona evidentes oportunidades de generar negocio porque aporta, a su vez, nuevos clientes, mayor rentabilidad y fidelización de los servicios prestados.
La aplicación de Telefónica Empresas y Azertia libera a las entidades financieras de la compleja relación que supone un panel de proveedores, al asumir la gestión comercial de los mismos. Además, con B2B Conecta, las entidades financieras no se ven obligadas a abordar proyectos complejos, que contemplen estudios y equipos multidisciplinares para su implantación. Más bien al contrario, la aplicación se adapta a la dinámica propia de los bancos, a la manera de trabajar de los intervinientes, agilizándoles y aportándoles la gestión de sus comunidades entre clientes y proveedores.
La garantía de la evolución tecnológica, que evita cualquier riesgo de obsolescencia y garantiza el aprovechamiento de las economías de escala y la visión integral de sus clientes son otros de los factores de valor que aporta a las entidades financieras la aplicación de Telefónica Empresas.
Así pues Telefónica y Azertia ofrecen una plataforma de facturación electrónica que le permite de forma fácil y fiable la generación, el intercambio y la custodia de los documentos con validez legal. Cuenta con los máximos niveles de seguridad y redundancia al estar alojada en el corazón de la red. Es una herramienta asequible puesto que se trata de un servicio de pago por uso. La Factura Electrónica ofrece ventajas competitivas frente a sus clientes.
Hace sólo unos años este artículo parecería un cuento de “ciencia ficción”, pero gracias a la madurez de la tecnología y a la base legal que lo sustenta hoy es una realidad. Es el momento de aprovechar este nuevo impulso en la carrera digital. En poco tiempo y de forma muy radical los procesos tradicionales “pedido-albarán-factura” van a cambiar. Pronto este tipo de servicios y herramientas se utilizarán como el móvil o el correo electrónico y podremos ser mucho más eficientes y productivos. La historia nos muestra de nuevo cómo los cambios tecnológicos se convierten en nuevos retos de negocio.
Para ponerse en situación calcule los costes, recursos, tiempos…que suponen el proceso de facturación de su empresa. Luego analice cuantos interlocutores tiene y en qué formas se relaciona con ellos (medios de comunicación, formatos, etc.). El último paso sería poner en marcha un pequeño piloto con el acuerdo de un par de proveedores, elegir a un proveedor de estos servicios y empezar a relacionarse electrónicamente.
