Opinión

Abierto en vacaciones

  • Miércoles, 25 de Julio del 2018

    ¿Una opción entre un millón? No. Esto era en otros tiempos. Ahora es muy habitual, en España, que durante el mes de agosto haya gente en la oficina. Han terminado esas vacaciones de cuatro semanas en las que las grandes ciudades eran puntos fantasmagóricos. Aun así, sí que es cierto que se ralentizan las cosas en ese periodo. ¿Cómo se debe afrontar la semisoledad en la oficina y ante el correo electrónico? Todo es aprovechable.

    Vamos a hablar de la otra cara de la moneda. Habitualmente en esta época prodigan los artículos sobre qué hacer en vacaciones, cómo desconectar, cómo saber separar el trabajo de los temas personales. Aquí vamos a dar espacio a aquellas personas -directivos incluidos- que se quedan en la oficina en pleno agosto mientras la mayoría hacen sus merecidas vacaciones.

    Antes que nada, tengamos claro que hay quien hace este calendario por decisión propia, con el objetivo de buscar descansos en temporada baja. También hay quien se ve obligado a hacerlo por haberse incorporado recientemente a una empresa, o porque la empresa no puede parar y cada equis años cabe sacrificarse para cubrir los vacíos que hay.

    Dicho esto, ¿qué es lo mejor para afrontar días en los que baja mucho el trabajo porque bajan los procesos internos y las interrelaciones con clientes y proveedores? Hay una primera fase importante que es el de la preparación previa, tanto para uno mismo como para la propia compañía. Para uno mismo, porque será importante que tengamos planificada nuestra actividad cada día para evitar momentos de, literalmente, 'aburrimiento desesperado'. Para la compañía porque es necesario que nada quede parado y haya un 'continuum' que permita arrancar el camino cuando todo el equipo vuelva a estar activo.

    Lo primero que se debe hacer es pensar en unos hitos diarios y semanales, personales y para la compañía. La mejor forma de hacerlo es mediante un listado de tareas objetivas y realizables. Esas tareas deben responder a preguntas como ¿qué debe estar terminado antes de que terminen las vacaciones para los otros?, ¿qué no se ha hecho, y no he hecho, durante el año por falta de tiempo y que es importante que se haga? Ante este punto de partida, se deberán ordenar las tareas por horas y días, para poderlas así ejecutar.

    ¿Por qué es importante este aspecto organizativo? Porque cuando se está casi solo en la oficina, y cuando el mundo laboral se ralentiza, el tiempo pasa más lentamente y es muy fácil tener la sensación de desánimo. Cabe llenar más los tiempos de trabajo para evitarlo. La lista de tareas fundamentada es una enorme solución.

    El siguiente paso está en asumir la delegación de responsabilidades de los que no estarán. Para ello, debemos saber qué temas por resolver habrá mientras no estén esas personas, en qué fechas y cómo se deben implementar. Es por eso que cabe disponer de una especie de sistema de 'asunción' de firmas de aprobación validadas por los terceros para los que irán esas tareas.

    Con esa previa bien estructurada, llega entonces el momento de la implementación. Recordemos que hemos hablado de unas tareas para uno mismo. Los ejemplos más clásicos, pero no menos importantes son los de limpiar correos electrónicos, actualizar documentos y carpetas de nuestro ordenador. Pero, también es el momento para incorporar la creatividad, como pensar en nuevas estrategias o en nuevos procesos de innovación. A su vez, debe haber tiempo también para la formación propia: lecturas o cursos online de actualización de nuestra temática, o de nuevos ámbitos en los que queremos explorar.

    Sobre todo, el trabajo en la oficina con la mayoría en vacaciones debe estar pautado, programado y con pocos huecos para evitar aburrirse. Seguro que uno se dará cuenta de que, ¿por qué no se aplica lo mismo durante el resto del año?