Opinión

Comunicar lo justo y ser operativo

  • Miércoles, 25 de Septiembre del 2019

    Los directivos necesitan la información justa y adecuada para tomar decisiones. Se deben promover las capacidades de venta interna a los miembros de los equipos para facilitar el desarrollo de la estrategia y los proyectos. Los directivos también tienen su labor para ordenar el proceso comunicativo.

    La realidad hoy es que estamos sobreexpuestos a la información. Nadie se escapa de ello. En el ámbito directivo puede ser un problema. La comunicación interna poco fluida puede dificultar la toma de decisiones correctas.

    Hay una serie de elementos a tener en cuenta para el buen hacer de la comunicación interna. Nos referimos, entre otros, al grado de satisfacción de todos los empleados -directivos incluidos-, el grado de implicación y de identidad con la empresa, los canales de información formales -y el peso de la digitalización- y los informales -con la cohesión interna como eje principal, y, otra vez, el control del exceso de información circulante-.

    Ello aplica también a la dirección. En concreto, es interesante centrarse en los canales de información formales e informales, y en el exceso de información. En el primer caso, cabe una importante labor de digitalización. Los directivos no son nativos digitales, tampoco deben ser expertos, pero es importante que se desarrollen canales accesibles, usables y unificados para todos.

    En el ámbito de los canales informales de comunicación, el directivo debe potenciar modelos de cohesión en los equipos. Debe tener credibilidad porque está con el equipo cuando es necesario, guía y mentoriza al equipo cuando es necesario, y exige con fundamento, co-participación y reconocimiento.

    En lo que se refiere a controlar y gestionar el exceso de información, es importante tener en cuenta el contexto en el que se mueven los directivos. Un directivo tiene en su agenda diaria distintos focos internos y externos. Internamente debe gestionar el flujo de conocimiento hacia sus equipos, hacia sus pares y hacia sus superiores. Externamente debe gestionar todo el ecosistema de proveedores y clientes, directos e indirectos, actuales y potenciales. 

    Por lo tanto, lo último que necesita es toda la información, mala información y a destiempo. Hay un primer paso que es el de aplicarse a uno mismo una serie de premisas. Lo primero, ser disciplinado con el día a día. Crear unas obligatoriedades diarias periódicas para dar y recibir información puede ser un ejemplo. Ello debe estar en la propia agenda para evitar eventos superpuestos. A su vez, ese aspecto facilita la organización del tiempo y poner el foco necesario a dicha labor: priorización. Otro punto importante es saber delegar la ejecución y la toma de decisiones en temas secundarios.

    En el caso de los equipos, el directivo debe promover la comunicación de las prioridades. Si el equipo sabe qué es lo prioritario informará al directivo sobre esas temáticas y no otras intrascendentes. También el equipo debe saber cuándo puede comunicarse con el directivo y cuando con la persona delegada. Y, finalmente, está la labor de capacitar al equipo en el cómo comunicarlo.

    Aquí entramos otra vez en el modelo ‘elevator pitch’. Es altamente improductivo comunicar un proyecto, o la fase de un proyecto, con un documento tedioso y largo. Ni será leído con detenimiento, ni se convencerá a quien se debe convencer. Si se informa de lo justo, lo adecuado, y en poco espacio o tiempo, se conseguirá la atención para, si cabe, ampliarlo posteriormente -no es baladí que el fundador de Amazon Jeff Bezos haya prohibido las presentaciones por proyector en las reuniones con su equipo-.

    Por lo tanto, en el cómo comunicar, debe ser una inversión el apoyo a los equipos para que descubran y practiquen modelos efectivos de exposición de sus proyectos. Y, antes, los directivos deben haber aprendido también lo mismo si aún no disponen de esas capacidades.

    La evolución de los sistemas de comunicación los hará cada vez más ágiles. La misma agilidad para comunicar debe aplicarse en las empresas, y la dirección debe apoyar dichos modelos.