Opinión

Tiempo para nuestro tiempo

  • Miércoles, 22 de Febrero del 2017 CEDE

    La capacidad de hacer bien las cosas depende mucho de las opciones que uno mismo se da para conseguirlo. Cuando alguien dice que el día tiene 26 horas es que tiene un problema. A fin de cuentas, hablar de productividad es hacer más cosas, mejor, y con el menor tiempo posible. Tener la sensación que cada uno tiene más tiempo para él, aplicado a lo personal o a lo profesional, es la mejor oportunidad para un desempeño excelente.

    Llegamos a la oficina a las 9. Conectamos el ordenador. Mientras se abre, comentamos lo que hicimos el día anterior con alguien que encontramos en la oficina. Empezamos a contestar mails, algunos ya leídos en el teléfono antes de llegar. Hay un par de ellos que son más personales, los contestamos también. Son ya las 9.45 o las 10. A las 10.30 tenemos una reunión, por lo que en esos 30 minutos que quedan no podemos arrancar algo que hace días debemos hacer. La reunión empieza a la 10.40, porque alguien ha llegado tarde. Antes de empezar la reunión, comentamos algo del día anterior. La reunión en sí empieza a las 10.55. Operativamente, dura 20 minutos, pero nos despedimos a las 11.35. Ahora sí que podemos centrarnos en lo que hace días debemos hacer. Mientras estamos en ello, entra una llamada que podríamos dejar pasar, pero la contestamos. La llamada nos genera otro input que aceptamos ejecutar ese mismo día. Al final, no podemos ni empezar lo que hace días debemos hacer. Y se hace la hora de comer. Y aunque querríamos estar poco tiempo, la comida termina por ser más larga. Total, que salimos de la oficina a las 18.10, pero pensamos que al llegar a casa cerraremos unos temas pendientes. ¿Gestión del tiempo? Nula. ¿Tranquilidad para poder desconectar y disfrutar de otros temas? Nula.

    Muchos, posiblemente, se sienten identificados con ese ejemplo descrito. Muchos habrán pensado que se debe terminar con esto. La mayoría han hecho alguna intentona para pasar a la acción, pero se habrá diluido en pocos días. “Es que es imposible, porque al final siempre me acabo liando”. Como mínimo, en esa frase el protagonista se reconoce responsable. Esto es muy importante, porque podríamos remitirnos, al menos aquí, en que el contexto impide gestionar bien el tiempo. Ciertamente, si alguien en España quiere ir a comer a las 12.45 algo rápido y equilibrado, puede ser un poco complicado -en las grandes corporaciones eso ha cambiado, porque sus restaurantes están operativos todo el día, pero no todo son grandes corporaciones-.

    Por lo tanto, la gestión correcta del tiempo es posible si uno se lo propone. Aunque haya obstáculos externos, uno siempre es responsable de sus propios actos. ¿Que no podemos empezar a las 8 porque la empresa no nos deja? Pues determinamos las tareas que podemos hacer en nuestro horario laboral, pero las hacemos sin un ápice de desconexión  -el mail personal, lo contestamos fuera de la oficina-. ¿Que hay alguna opción de poder comer en 30 minutos? Pues la explotamos al máximo para aplicarlo. ¿Que sabemos que las reuniones son poco productivas? Pues marcamos antes un orden del día y el tiempo de duración a los participantes y la aplicamos. Si alguien llega tarde, mostramos determinación para terminar la reunión cuando estaba establecido -a la próxima no llegarán tarde-. ¿Que nos llega una llamada comprometida que tenemos que responder? Pues desplegamos nuestra capacidad diplomática para contestarla y gestionarla para adaptarla a nuestros tiempos, con el grado de flexibilidad necesaria pero sin desequilibrar el balance profesional-personal que tenemos como meta.

    En todo ello están dos claves del éxito: planificar con objetivos factibles el día a día y saber decir no con un buen fundamento. Ello puede comportar riesgos, porque podemos perder algún cliente interno o externo. Pero, en la mayoría de ocasiones, el interlocutor entiende los razonamientos del no, y está dispuesto a negociarlo. La tercera, que ya hemos comentado, es la capacidad de ser flexibles y adaptables, pero sin poner en riesgo nuestra propia integridad.

    Hay muchas metodologías, procesos y herramientas, para gestionar el tiempo. La mayoría coinciden con una serie de patrones. Estos son la necesidad de marcarse unos bloques de tiempo cada dia para cumplirlos como ‘slots’ de trabajo. El cumplimiento se debe realizar en los momentos en que sabemos que somos más eficientes, y es entonces cuando debemos aplicar la desconexión para evitar interrupciones. En esos bloques, el realismo en las tareas a desarrollar, y saberlas el día antes, es importante. En esas tareas, se debe combinar las acciones ordinarias con las extraordinarias.  La priorización, la capacidad de delegar y el saber decir no también son estándares que se repiten entre los expertos que recomiendan tiempo.

    Y, la gran pregunta que vendría ahora es, ¿los directivos pueden aplicarse estas máximas? Efectivamente, y con más opciones, porque disponen de más capacidad para determinar el tiempo para ellos y para el resto. Además, si los directivos lo aplican, el que el resto lo repliquen está mucho más justificado. Hay alguna empresa que, literalmente, cierra las luces de la oficina a las 18.30h. Hay otras que tienen sistemas de control para penalizar a aquellos trabajadores que envíen correos electrónicos de trabajo más tarde de las 17.30h. Es evidente que en la agenda de los directivos hay muchos aspectos relacionales, que pueden dificultar la creación de una sistemática lineal en la ejecución de tareas. Pero, como decíamos al principio, al final uno debe ser responsable de sus acciones, y asumir los riesgos y consecuencias que, en definitiva, siempre serán en beneficio de uno mismo.