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| Cómo mejorar la eficiencia empresarial en la coyuntura actual |
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| En un escenario de dificultad económica como el actual, es prioritario que las empresas controlen de forma estricta sus costes y mejoren su competitividad y eficiencia. Para conseguirlo es esencial realizar una gestión adecuada de los recursos humanos, enfocada siempre a mejorar la productividad a través de la optimización de la estructura organizativa. |
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(Tiempo estimado de lectura: 4 minutos)
El ámbito a tener en cuenta cuando se quiere mejorar en eficiencia es el de las áreas y puestos indirectos. Se trata de aquellos departamentos no vinculados directamente a resultados como contabilidad, tesorería, administración general, control de gestión, informática, administración comercial, marketing, administración de compra, gestión de operaciones, oficinas de almacenes y de producción, ingeniería, jurídico y fiscal o las secretarías.
En este tipo de áreas cuya actividad no está directamente vinculada a resultados, y en donde su contribución es de difícil medición, la mejora de la productividad es especialmente complicada.
La eficiencia de estas áreas relacionadas con la gestión diaria de la actividad de la empresa hay que valorarla desde varios ángulos. Es necesario estudiar aspectos técnicos y tecnológicos como procesos, actividades, procedimientos, cargas de trabajo, tiempos de dedicación, así como sistemas y tecnologías utilizados; aspectos económicos como los costes asociados a cada actividad en relación al valor que aportan y a los costes de mercado; y aspectos de factor humano tan importantes como la adecuación de la persona a su puesto de trabajo.
En este sentido, a lo largo de las intervenciones en áreas indirectas se detectan procesos interrumpidos, tiempos de dedicación excesivos por la utilización de procedimientos y/o tecnologías inadecuadas, o ubicación de personas con perfiles insuficientes en relación a lo que requiere el puesto.
Es importante analizar los procesos desarrollados; qué es lo que se hace en cada puesto de trabajo y para qué se hace; qué cuesta cada actividad y en qué medida contribuye a la estrategia vigente de cada empresa. Las duplicidades, actividades redundantes o problemáticas de procedimiento acaban generando lentitud burocrática y costes innecesarios que lastran la productividad y la eficiencia de la empresa. Frente al tiempo de dedicación al papeleo y a las actividades burocráticas e improductivas, es esencial centrar esfuerzos en aquello que realmente genera valor y rentabilidad en la empresa, como es todo lo relacionado con el desarrollo de ventajas diferenciales, innovación o acción comercial.
La experiencia a lo largo de los años permite registrar notables avances en mejora de la productividad. A título ilustrativo, en intervenciones que hemos llevado a cabo recientemente en empresas del sector de la electrónica de gran consumo, hemos obtenido ahorros superiores al 30% (en término de horas de dedicación), gracias a la aplicación de un completo plan de medidas.
Como ejemplo de medidas aplicadas, señalamos algunas de ellas:
- Simplificación de los procesos de contratación de personal eventual (de gran incidencia debido a los volúmenes de producción y puntas de actividad en algunas de las empresas en las que hemos colaborado).
- Eliminación de actividades reiterativas de control administrativo, realizadas desde diferentes departamentos por separado.
- Supresión de duplicidades en la generación de informes procedentes de distintas áreas sin unidad de criterios ni contenidos.
- Redefinición de los circuitos logísticos para agilizar el proceso de preparación de los pedidos y mejorar el servicio, propiciando la planificación, frente a las respuestas reactivas e improvisadas.
- En departamentos de IT, reducción de tiempos de dedicación al help desk en base a técnicas de retroalimentación de la información.
- Consecución de sinergias como consecuencia de la integración de los procesos order to cash, lo que ha permitido compartir objetivos y poner en marcha planes de mejora con visión de conjunto y alineados con la estrategia.
- Reducción del número de errores y, en consecuencia, tareas de repaso y supervisión en procesos de facturación, gracias a la detección y corrección de la problemática en origen; etc.
De la puesta en marcha de estas acciones se obtienen mejoras organizativas que permiten un potencial de crecimiento sin aumento de coste o bien un mantenimiento del nivel de actividad con una clara reducción de costes, es decir, un aumento de la productividad y, en todos los casos, una mejora del servicio al cliente. |
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Francesc Canela - Socio-Director de Consultoría de Recursos Humanos de IOR Consulting
25 marzo 2010 |
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