Distribución de recursos

jueves 24 de febrero del 2022
La empresa de hoy debe estar preparada para disponer de los recursos necesarios y de calidad para ejecutar los proyectos. La velocidad en cómo se mueven las cosas puede generar multitud de proyectos a la vez que deben ser cubiertos sin dejar que se mine el valor del resultado final. Nos centramos en el talento humano.


El entorno competitivo y ágil es una oportunidad para activar el equilibrio de distribución de recursos. En global, hay una serie de aspectos que deben tenerse en cuenta para llegar a la mejor opción.

Lo primero es la ocupación de esos recursos. Ese es el concepto de la ‘utilization’. Se refiere a la cantidad de tiempo de trabajo de un empleado que se utiliza para el trabajo facturable, el de proyectos con clientes, en relación con el tiempo dedicado a tareas internas-administrativas de la empresa. Si de todo el tiempo dedicado, más de un 80% es en proyectos facturables con clientes, el equilibrio es bueno. Si se dedica más del 20% a temas internos -definición de estrategia, reuniones internas, apagar conflictos internos, …- cabe empezar a preocuparse.

Las razones por una ‘utilization’ baja suelen ser la falta de proyectos para ejecutar, el bajo ratio de éxito de las ventas. Aquí reside el reto de los directivos para aumentar la utlization sin tener que recurrir al despido de empleados. También es cierto que si hay un porcentaje del 90 o el 95% de dedicación a cliente, porque hay muchos proyectos en ejecución, una tarea puede ser subcontratar a externos para llevar proyectos puntuales.

Otro punto para equilibrar la distribución de recursos es mejorar la entrega de los proyectos en tiempo. Reducir el tiempo al máximo es importante para poder reubicar los recursos en proyectos nuevos. Cabe, entonces, una metodología clara de ejecución estandarizada que se pueda aplicar rígidamente a los proyectos. Debe haber cierta flexibilidad, cierto, porque las agendas del cliente marcan muchas veces el ritmo y generan retrasos. Pero es importante que nunca el retraso se active en el proveedor.

Este tema nos lleva a otro igual de importante: el de tener controlada la distribución de los recursos. Es decir, cabe disponer de herramientas muy visibles y gráficas que ayuden a tener una fotografía clara de cómo están distribuidos los recursos. Eso es muy importante porque evita conflictos de ejecución. No puede ocurrir que en un mismo momento una persona esté ocupada al 150% con proyectos por fallos en la distribución.

Finalmente, debe existir un claro sistema de tareas y capacidades para los proyectos. Cabe saber en cada proyecto las tareas que se deben aplicar, y quién de la organización tiene la capacidad para aplicarlas. De este modo, se consigue activar los recursos de forma óptima en la ejecución: en cada cosa que se debe hacer hay una persona experta que la ejecuta. Ello asegura la calidad y el tiempo de ejecución.

Las organizaciones no pueden estar paradas. Los recursos deben estar bien distribuidos y activados en proyectos facturables con clientes más de un 80% de su tiempo.