Actualmente hay distintos factores y participantes que determinan la implementación de proyectos. Es necesario facilitar la coordinación de todo ello para hacer simple lo difícil.
En estos momentos, los proyectos suponen la implicación de equipos multidisciplinares dentro y fuera de la organización. En ellos se juntan distintas capacidades, y distintos puntos de vista.
Es por ello que la gestión de dichos proyectos es un reto: puede haber distintos objetivos individuales y diferentes plazos de ejecución. En este contexto, la dirección debe alinear recursos, objetivos y tiempos para llevar a buen puerto el resultado final del proyecto.
Lo primero que debe hacer la dirección es disponer de una comunicación clara y unos objetivos compartidos. Los equipos deben entender que hay unos objetivos generales del proyecto que se alimentarán de las contribuciones grupales o hasta individuales. Ello potencia un proceso compartido y un compromiso entre los participantes.
Esos objetivos alineados necesitan tener unos retos claros y medibles. Los retos deben estar vinculados con la estrategia, deben ser alcanzables y con un espacio temporal delimitado. Al tener tangibilidad y plazos concretos de objetivos, los equipos tienen un enfoque claro y poco ambiguo.
Esos retos establecidos también ayudan a hacer un seguimiento del progreso del proyecto, y realizar los ajustes necesarios para que todos los participantes los puedan adaptar. Recordemos que estamos en un contexto con proyectos ejecutados por distintos equipos multidisciplinares, tanto de dentro como de fuera de la organización.
El tercer aspecto a considerar es la coordinación colaborativa entre esos equipos. Esta es la forma para conseguir que las cosas se hagan de forma efectiva y eficiente. Los equipos deben poder trabajar juntos de forma fluida y sin problemas. Para ello, la digitalización es importante. Se deben utilizar herramientas de colaboración en línea, pero combinado con reuniones y sesiones de trabajo presenciales.
En este último caso se consigue, sobretodo, activar la confianza entre los equipos. El poder trabajar cara a cara abre más opciones de mejora en las interrelaciones del equipo. Ello facilita mucho más la detección y resolución de problemas.
Otro tema necesario es el promover la flexibilidad y adaptabilidad. Eso puede contradecir lo que comentábamos de los retos y los plazos de implementación. Pero, precisamente, la multidisciplinariedad de equipos, y las exigencias de mercado, pueden generar momentos de cambio en la implementación del proyecto.
Ante los imprevistos, la dirección debe estar preparada para ajustar los planes según sea necesario. Esto puede suponer reasignar recursos, modificar los plazos o realizar cambios en la estrategia según las circunstancias cambiantes.
Simplificar la implementación de proyectos en un entorno actual con los elementos comentados es una forma de optimizar e intentar garantizar los resultados finales.
