Uno de los grandes temas en las empresas es el de la gestión del tiempo. Esa realidad aplica tanto al día a día como a la gestión de proyectos. En este segundo ámbito hay un recorrido necesario a tener en cuenta. La clave está en los recursos destinados y el tiempo dedicado con esos recursos. Según como se enfoque, puede haber un efecto positivo o negativo en el desarrollo del proyecto o en el resultado. Será positivo cuando exista equilibrio y rentabilidad ante los recursos internos o externos utilizados.
Hay un ejemplo muy cotidiano con el que cualquier directivo se ha encontrado alguna vez. En el momento de hacer una conferencia a un auditorio externo -invitación a una jornada, simposio, sesión de formación… – el tiempo en pensar en la presentación puede ser de una hora, pero el de preparar un soporte atractivo para presentarla puede ser de tres horas.
En el momento de pensar en la presentación, el directivo puede pensar los conceptos, las frases y escribirlas en un documento de texto. Ahora bien, adaptar esas frases al formato de una presentación -texto, fuentes, tamaño, colores, ubicación-, que quepan bien en cada página, encontrar unas imágenes atractivas -propias de la empresa o externas sin tener problemas de propiedad intelectual-, unas transiciones también atractivas,…todo esto, puede ser tedioso aunque se tenga cierto ‘expertise’ en el manejo del programa de presentación.
Al final, una vez realizada esa presentación, uno puede llegar a pensar: en esas tres horas extra que me he dedicado a montar la presentación, podría haber activado 1 proyecto potencial de 10.000€ para la empresa. Que alguien externo -o del departamento de comunicación de la empresa si se dispone de él- se hubiese encargado de preparar la presentación me hubiese costado unos, pongamos, 150€. Por lo tanto, la empresa puede haber perdido 10.000€ potenciales por querer ahorrarse 150€.
Por lo tanto, ese ejemplo puede ser perfectamente elevado al desarrollo de un proyecto -proceso nuevo u oferta nueva- en la empresa. El análisis que debe hacerse se basa en, una vez se tiene claro el objetivo del proyecto, detectar qué es lo que sabemos hacer, qué no sabemos hacer, qué coste de oportunidad tiene aprender a hacer lo que no sabemos o incorporar apoyo externo para haga eso que no sabemos hacer.
En el caso de la presentación está muy claro: si uno no sabe hacer -o sabe poco- el montar un soporte atractivo en una presentación, todo el tiempo dedicado a aprender a hacerlo y a hacerlo será un gasto y un coste de oportunidad perdido para la organización. Aquí se asume que en la política de la empresa no hay ningún mandato que indique que todos deben saber hacer presentaciones. Si este es el caso, entonces ya se montan programas de formación para el uso de ofimática para toda la compañía, incluidos directivos y directivas; y hacer una presentación deja de ser un gasto y pasa a ser un activo.
Aplicado el ejemplo a un proyecto nuevo, sea un proceso o una oferta nueva, el mecanismo debe ser el mismo. Igual que en el tema de la presentación, la conceptualización inicial del proyecto debe ir a cargo de los recursos internos: la empresa sabe -apoyada por benchmarks externos llegados al caso, pero solamente eso- perfectamente en qué son buenos o en que pueden mejorar.
Una vez conceptualizado el proyecto y preparado para su desarrollo, aparecen entonces aquellos ámbitos en los que la empresa puede ser que no tenga conocimientos. Aquí es donde será siempre más rentable invertir en recursos externos, para externalizar la acción o, también, para integrar ese conocimiento de manera que en siguientes ocasiones el recurso pueda ser interno. Por ejemplo, en la metodología a seguir para el desarrollo del proyecto. O en las tecnologías a utilizar. En este caso, puede ocurrir que la empresa tenga una gran capacidad para desarrollar tecnología propia, pero que exista un punto específico de desarrollo en el que necesiten nuevos componentes a aportar por terceros.
Hay un tercer punto en el que también se debe analizar la necesidad de recursos externos para optimizar el tiempo y el coste de oportunidad. Hablamos de la aplicación del proyecto -el lanzamiento al mercado. Esto es muy claro en los proyectos de innovación. Cuando se acaba el plan de acción para el proyecto siempre aparece la pregunta: ¿y ahora quien lo aplica? Muchas veces, personas de la empresa han participado activamente en su conceptualización y desarrollo, con el apoyo externo. Pero a la hora de aplicarlo, esas personas deben volver a su día a día, o bien reubicarlos y ponerlos a liderar el nuevo proyecto. Tanto si se recurre a externos como si se hace una reubicación de funciones de recursos internos, aquí será importante también considerar el coste de oportunidad.
A fin de cuentas, pues, la optimización de tiempo y recursos debe acabar siempre en beneficio para las personas y la organización.
