Gestionar bien un proyecto es tan importante como venderlo bien. De hecho, es una de las claves de la retenci贸n de los clientes. Cabe activar una estrategia adecuada para ello.
La sobredimensi贸n de proyectos en una organizaci贸n puede ser peligrosa si se dispone de poca planificaci贸n para la gesti贸n de los mismos. Es f谩cil morir de 茅xito en esas circunstancias. Y dif铆cil recuperarse. Es m谩s, las capacidades disponibles para la gesti贸n de proyectos debe ser una m茅trica para planificar el crecimiento.
Antes de continuar, aqu铆 consideramos proyectos todo aquello que implica implementar una oferta que est谩 en el mercado. Tan proyecto es preparar de forma adecuada campa帽as de marketing para el B2C, como un proyecto de consultor铆a, como un proyecto de montaje de un sistema de producci贸n para un cliente industrial.
Dicho esto, hay unos puntos b谩sicos para plantear la gesti贸n de proyectos en una organizaci贸n: recursos, metodolog铆a y m茅tricas de resultados. Los recursos son las personas y material necesario para implementar el proyecto. La metodolog铆a es todas aquellas formas de ejecuci贸n -que pueden ser distintas en cada fase del proyecto- que se aplican durante la implementaci贸n (procesos, procedimientos, monitorizaci贸n,…). Las m茅tricas de resultados sirven para ratificar si se ha llegado a los objetivos.
En cuanto a los recursos, puede ser que est茅n centrados en una oficina de gesti贸n de proyectos o que se controlen desde la unidad de operaciones de la organizaci贸n. Tambi茅n es cierto que en una gran empresa, cada departamento puede tener una persona responsable de la gesti贸n de los proyectos de esa unidad, con una metodolog铆a com煤n y transversal en toda la organizaci贸n por la posibilidad que intervengan distintas unidades en la implementaci贸n.
Ante ese contexto, cada proyecto debe tener unos objetivos claros y una planificaci贸n espec铆fica. Las fases detalladas, con un cronograma y unos resultados con m茅tricas especificados permitir谩n saber los recursos necesarios para la implementaci贸n.
Una vez sabidos los recursos, entonces pasamos a la fase de buscar qui茅n cumplir谩 los roles y funciones necesarios, y asignarles esos elementos. En el momento en que se activa el proyecto, la comunicaci贸n regular en cada fase, con los hitos correspondientes, permite avanzar en el proyecto y detectar problemas a tiempo para resolverlos.
Aqu铆 aparece un punto a tener en cuenta: la gesti贸n y mitigaci贸n de riesgos. En la planificaci贸n cabe indicar los potenciales riesgos que puede tener el proyecto, as铆 como definir c贸mo se pueden mitigar en el caso de que aparezcan.
Una vez terminado el proyecto, es b谩sico medir los resultados y saber los errores que se han generado. Ese aprendizaje continuo permite mejorar lo que se ha hecho para futuros proyectos.
Es evidente que cada organizaci贸n tiene sus caracter铆sticas, y que los 谩mbitos descritos pueden ser m谩s importantes algunos en un tipo de organizaci贸n y otros en otro tipo de empresa. Lo que s铆 que es cierto es que la gesti贸n de proyectos var铆a entre grandes empresas, pymes y startups.
En las grandes empresas las estructuras para gestionar proyectos son m谩s grandes y especializadas. Ello se reduce en las pymes. En cambio, en las startups, la gesti贸n de proyectos es enormemente transversal porque son equipos peque帽os. Todo el mundo puede en alg煤n momento, en una startup, deber gestionar.
En cuanto a la metodolog铆a, no hay mucha diferencia entre esos tres tipos de organizaci贸n. Lo que s铆 es cierto es que en una pyme y, sobre todo, una startup, es m谩s f谩cil implementar metodolog铆as 谩giles. Adem谩s, hay m谩s flexibilidad por modificar la metodolog铆a si se visualiza que no es la v谩lida.
Finalmente, las grandes empresas gestionan los proyectos m谩s como proceso, mientras que las pymes y las startups activan una visi贸n m谩s de emprendimiento en la gesti贸n. Ello implica m谩s capacidad de experimentar con los usuarios finales, y de burocratizar menos el seguimiento del propio proyecto.
Todos esos elementos en la gesti贸n de proyectos dan cuenta de la importancia de tenerla en cuenta en todo tipo de organizaci贸n, por m谩s peque帽a que sea.
