Gestionar bien un proyecto es tan importante como venderlo bien. De hecho, es una de las claves de la retención de los clientes. Cabe activar una estrategia adecuada para ello.
La sobredimensión de proyectos en una organización puede ser peligrosa si se dispone de poca planificación para la gestión de los mismos. Es fácil morir de éxito en esas circunstancias. Y difícil recuperarse. Es más, las capacidades disponibles para la gestión de proyectos debe ser una métrica para planificar el crecimiento.
Antes de continuar, aquí consideramos proyectos todo aquello que implica implementar una oferta que está en el mercado. Tan proyecto es preparar de forma adecuada campañas de marketing para el B2C, como un proyecto de consultoría, como un proyecto de montaje de un sistema de producción para un cliente industrial.
Dicho esto, hay unos puntos básicos para plantear la gestión de proyectos en una organización: recursos, metodología y métricas de resultados. Los recursos son las personas y material necesario para implementar el proyecto. La metodología es todas aquellas formas de ejecución -que pueden ser distintas en cada fase del proyecto- que se aplican durante la implementación (procesos, procedimientos, monitorización,…). Las métricas de resultados sirven para ratificar si se ha llegado a los objetivos.
En cuanto a los recursos, puede ser que estén centrados en una oficina de gestión de proyectos o que se controlen desde la unidad de operaciones de la organización. También es cierto que en una gran empresa, cada departamento puede tener una persona responsable de la gestión de los proyectos de esa unidad, con una metodología común y transversal en toda la organización por la posibilidad que intervengan distintas unidades en la implementación.
Ante ese contexto, cada proyecto debe tener unos objetivos claros y una planificación específica. Las fases detalladas, con un cronograma y unos resultados con métricas especificados permitirán saber los recursos necesarios para la implementación.
Una vez sabidos los recursos, entonces pasamos a la fase de buscar quién cumplirá los roles y funciones necesarios, y asignarles esos elementos. En el momento en que se activa el proyecto, la comunicación regular en cada fase, con los hitos correspondientes, permite avanzar en el proyecto y detectar problemas a tiempo para resolverlos.
Aquí aparece un punto a tener en cuenta: la gestión y mitigación de riesgos. En la planificación cabe indicar los potenciales riesgos que puede tener el proyecto, así como definir cómo se pueden mitigar en el caso de que aparezcan.
Una vez terminado el proyecto, es básico medir los resultados y saber los errores que se han generado. Ese aprendizaje continuo permite mejorar lo que se ha hecho para futuros proyectos.
Es evidente que cada organización tiene sus características, y que los ámbitos descritos pueden ser más importantes algunos en un tipo de organización y otros en otro tipo de empresa. Lo que sí que es cierto es que la gestión de proyectos varía entre grandes empresas, pymes y startups.
En las grandes empresas las estructuras para gestionar proyectos son más grandes y especializadas. Ello se reduce en las pymes. En cambio, en las startups, la gestión de proyectos es enormemente transversal porque son equipos pequeños. Todo el mundo puede en algún momento, en una startup, deber gestionar.
En cuanto a la metodología, no hay mucha diferencia entre esos tres tipos de organización. Lo que sí es cierto es que en una pyme y, sobre todo, una startup, es más fácil implementar metodologías ágiles. Además, hay más flexibilidad por modificar la metodología si se visualiza que no es la válida.
Finalmente, las grandes empresas gestionan los proyectos más como proceso, mientras que las pymes y las startups activan una visión más de emprendimiento en la gestión. Ello implica más capacidad de experimentar con los usuarios finales, y de burocratizar menos el seguimiento del propio proyecto.
Todos esos elementos en la gestión de proyectos dan cuenta de la importancia de tenerla en cuenta en todo tipo de organización, por más pequeña que sea.
